GTDのススメ

皆さんがお使いになっているパソコンの縁。
そこに”やるべき事”や”やらなければならない事”を書いたポストイットをペタペタと貼っていたりしませんか?
目の前のパソコン、もっと有効利用しませんか?
お手元のスマートフォン、もっと有効利用しませんか?
今日からGTDしてみませんか?





GTDとは?

GTD。
はたして何の事かピンとこない方もいらっしゃると思います。

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは個人用のワークフローの管理手法である。
デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。
ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。
「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。
心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。
基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。
これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

Wikipediaより引用


GTDは従来までの時間管理手法ではなくて、エネルギーとアイディアを管理するための仕事術です。
“GTD”は聞いた事はなくても”ToDo”という言葉は聞いた事がある方もいらっしゃると思いますが、まあ平たくいえばアレの事です。
GTDは仕事を効率よくこなすことだけでなく、いかに「常に頭の中をすっきりさせておくか」に重点がおかれています。
必要な道具は安価な紙、クリップ、手帳などでも十分ですが、近年ではPDAやスマートフォン、そしてドキュメント管理用の各種ウェブサービスを使用する事が多くなっています。


GTDのシステム

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返します。

  • 頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出して行く。
  • 書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  • リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(スマートフォンやシステム手帳など)に入れ込む。
  • 自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  • リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
  • こういった作業を行うための手順の見直しをステップを追って行うことで、「あれもしなくちゃいけないし、これもやらなきゃいけないし」といった混乱した状況から脱して、着実に作業を進めて行くのがGTDの本質です。
    こういった手法は、一見仕事が連続した作業の繰り返しで中々「ここからここまでが1単位」という見通しの立て難い状況で役立つとされています。


    3104のGTDスタイル

    では実際に私自身が実践しているGTDのやり方をご説明しておきます。
    まずは「やらなければならないこと」(タスク)が出来た場合、”期限”と”優先度”を軸に以下の4つに分類してソート(並べ替え)していきます。

  • 緊急かつ重要なもの – 優先順位が高く、期限が迫っているもの
  • 緊急ではなくかつ重要なもの – 優先順位が高く、期限が迫っていないもの
  • 緊急かつ重要ではないもの – 優先順位が低く、期限が迫っているもの
  • 緊急ではなくかつ重要ではないもの – 優先順位が低く、期限が迫っていないもの
  • これはGTD、タスク管理において非常に基本的な作業です。
    ですが、この基本的な作業が全てと言っても過言ではありません。
    この作業をすることにより、頭の中に雑然としている「やらなければならないこと」が可視化され、なおかつ重要度の高いタスク順にソートしているために、「今自分がやらなくてはならない事」が浮き彫りになります。
    あとは重要度の高いタスクから順に、片っ端からこなしていくだけ。
    これはビジネスだけに限らず、例えば「牛乳を買う」「見たいと思っている映画を見に行く」など、日常生活のほんの些細な事をタスクとして書き出しても問題ありません(と言うよりも、そういった忘れがちな些細な事をタスク管理しておく事が大事だと考えます)。
    この作業をすることにより、頭の中が非常にスッキリし、より生産性のある生活が送れる様になります。


    オススメのApp

    以前、私のiPhoneの画面を晒してこんなエントリーをした事がありました。

    3104のiPhone | entrance / exit
    最近営業マンにiPhoneやiPadを支給する医療機器メーカーが増えてきました。 ハッキリ言いましょう、彼らにiPhone , iPadは『豚に真珠』です(言い返せる程使い込んでいる方いらっしゃいまし …

    ここでご紹介している2Do: Tasks Done in Style – Guided Ways Technologies LtdというAppを私は好んで愛用しております。

    2Do: Tasks Done in Style 2.8.32(¥850)
    カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
    販売元: Guided Ways Technologies Ltd – Guided Ways Technologies Ltd(サイズ: 34.6 MB)
    アプリをダウンロードする


    ずっと以前から使用していた、GTD App、2Do。
    iOS 5.0 以降、そしてMac OS X Mountain Lionでも純正リマインダーAppが登場しました。
    本来であれば純正リマインダーを使うのが、もっともスマートです。
    どのデバイスで入力してもiCloud経由で全てのデバイスに同期出来るのはとても魅力的です。
    発表されたときは「ようやくスマートにタスク管理出来る」と喜んだのですが、これがいかんせん使い辛く思いっきり肩透かしを喰らいました…
    個人的な純正リマインダーの最大の欠点は優先度や日付順のソート(並び替え)が不可能な点…
    上記にも示しましたが、重要度でソート出来るからこそのGTDであり、それが出来ない純正リマインダーは正直使い物になりません。
    この2Doが優れているのは、iCloud経由でMac , iOSデバイスのリマインダー(正確にはiCloud上のCalDAVデータ)と完全同期する点。
    2DoでiCloudとの同期を選択すれば、iCloud上のデータが反映され、重要度のソートも可能です。
    そして2Do上でのタスクの追加・変更後に試しに純正リマインダーを覗いてみると、ものの見事にそれが反映されています。
    あくまでも元々の純正リマインダーのデータとの同期ですから、iCloudという資産がそのまま利用出来、データをとっ散らかしたくない私には最高のAppであり、もうこれ無しでは仕事出来ないと言っても過言ではない程日々重宝しています。
    iCloudとの同期以外にもYahoo!やiCal server、Dropbox、Toodledoとも同期可能です。
    また2Doはユーザーインターフェースが非常に美しく、使う喜びを享受出来るAppとも言えます。
    ちなみにもっと本格的なGTD Appも存在しますが、私の場合そういうAppはタスクを入力しただけで満足してしまい、そのタスクを実行するという事が億劫になるという本末転倒な事になりますので、このAppくらいライトな感じが性に合いますね。
    ユニバーサルAppのため、これ一つ購入すればiPhone , iPadで最適化されたレイアウトで使用可能です。


    2Do for Mac

    上記2DoはあくまでもiPhoneやiPadといったiOSデバイス用のAppです。
    2Doで同期してはいるものの、Mac上で純正リマインダーを使用しても前述通り優先度でのソートが出来ず、フラストレーションが溜まっていたのも事実…
    しかしつい先日、2Do for Macが発売され早速購入してみました!

    2Do for Mac
    2Do for Mac


    快適!!!
    これを待っていたんですよ!!!
    タスクの細かい設定も難なくこなし、ユーザーインターフェースもiOS版のそれと同じく美しい。

    More 1
    美しいUI

    そして当然ですが、同期も完璧。
    今までの管理データも楽々と同期され、入力のし直しなども全く皆無。
    これで全ての入力デバイスで安定かつ容易なタスク管理が可能となりました。

    2Do
    全てのデバイスで簡単に同期可能

    道具に紙を使うのも手帳を使うのもGTDの定義では全く問題ありません。
    しかし、スマートフォンやタブレットPC、そして薄型のラップトップPCなど複数のデバイスを一個人が所有するのも珍しくない時代です。
    全てのデバイスでタスク管理を一元化出来たら、それこそ作業効率のアップが図られるのは想像に難くありません。
    皆さんもお手持ちのデバイスでGTDしてみませんか?
    頭にある全ての「やらなければならないこと」を書き出して、ストレスレスな日常を送ってみませんか?
    Let”s Getting Things Done!!!


    最後に

    私は今までかなり多くのGTD Appを購入してきました。
    いろんなAppを散々試したあげく、上記した2Doに辿り着きました。
    しかし一応お断りしておきますが、2Doの”ルック & フィール”が私の好むそれと合致したのであり、2Doが一番でその他はダメと言っている訳では毛頭ございません。
    もちろん純正リマインダーが気に入っている人はそれで良いとも思います。
    人の好みは千差万別。
    その他に購入してきたAppも各々様々な特徴があり、Appのジャンルとしても非常に面白いモノが沢山揃っています。
    最後に私が今まで購入してきた一部のGTD Appのリンクを貼っておきますので、お気に入りのアイテムを探してみて下さい。


    Todo 6.0.8(¥450)
    カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
    販売元: Appigo – Appigo, Inc.(サイズ: 7.3 MB)
    アプリをダウンロードする



    次にすること(TaskBook) 1.3.2(¥85)
    カテゴリ: ビジネス, 仕事効率化
    販売元: SHIBUYA Masanori – MASANORI SHIBUYA(サイズ: 2.4 MB)
    アプリをダウンロードする



    Remember The Milk 3.0.3(無料)
    カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
    販売元: Remember The Milk – Remember The Milk Pty Ltd(サイズ: 10.6 MB)
    アプリをダウンロードする



    domo Todo 2.0.9(無料)
    カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
    販売元: Yutaka Yagiura – Yutaka Yagiura(サイズ: 0.5 MB)
    アプリをダウンロードする



    Clear 1.2.4(¥100)
    カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
    販売元: Realmac Software – Realmac Software Limited(サイズ: 5.3 MB)
    アプリをダウンロードする



    Things 2.2(¥850)
    カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
    販売元: Cultured Code GmbH & Co. KG – Cultured Code GmbH & Co. KG(サイズ: 7.2 MB)
    アプリをダウンロードする